CRM для начинающего репетитора: что настроить в первый день

Зачем начинающему репетитору система учёта

У начинающего репетитора свои сложности: цены ещё пересматриваются, расписание постоянно меняется, а каждый новый ученик — событие. В такой ситуации легко забыть, о чём договорились с семьёй, или пропустить оплату.

Привычки, заложенные на старте, остаются надолго. Если с первого ученика отмечать уроки и оплаты в одном месте, при росте до десяти и двадцати учеников ничего не придётся перестраивать.

Есть и психологический плюс. Когда занятия, оплаты и задания аккуратно видны в одном месте, работа ощущается как профессиональная практика, а не как подработка между делом. Это помогает увереннее говорить с родителями о цене, правилах переноса и оплате.

День первый: минимум, без которого не обойтись

В первый день достаточно пяти действий. Всё вместе займёт меньше часа, и после этого система уже приносит пользу.

Не стремитесь заполнить каждое поле. Пустая графа «уровень» ничему не мешает, а вот привычка отмечать проведённый урок сразу после занятия — очень помогает.

Если первое занятие пробное, отметьте его соответствующим форматом. Так позже будет видно, кто пришёл на пробный урок и остался, а кто нет, и вы сможете спокойно разобраться, что можно улучшить в первой встрече.

• Добавьте первого ученика: имя, телефон, класс.
• Создайте один-два типа занятий по предметам и выберите им цвета.
• Укажите цены по умолчанию для индивидуального и группового урока.
• Поставьте первое занятие, при необходимости с повтором на каждую неделю.
• Проведите урок и отметьте его в системе.

Типы занятий и цены: настроить один раз

Тип занятия — это, по сути, предмет или формат: «Английский», «Математика», «Подготовка к ОГЭ». Цвет помогает с одного взгляда на неделю понять, какие уроки впереди. Двух-трёх типов на старте хватит, новые легко добавить позже. Выбирайте контрастные цвета, чтобы соседние уроки в календаре не сливались.

Цены по умолчанию экономят время: при создании урока стоимость подставляется сама. Если для конкретного ученика цена отличается, её можно поправить в самом уроке или задать постоянную скидку в карточке.

Не бойтесь, что цены изменятся. Начинающие репетиторы часто пересматривают стоимость через несколько месяцев, и это нормально. Поменять цену по умолчанию можно в любой момент, а заранее предупредить семьи о новой стоимости — уже ваша часть работы.

Что можно отложить на потом

Многие функции полезны, но не нужны в первую неделю. Их проще подключать по одной, когда появляется конкретная задача.

Бот для напоминаний стоит завести, когда занятия станут регулярными и учеников станет больше двух-трёх: тогда напоминания действительно начнут экономить время. Воронку заявок имеет смысл вести, когда обращений становится столько, что вы начинаете о них забывать.

Библиотеку материалов и тесты удобно наполнять постепенно: после урока сохранили удачное задание — и через пару месяцев у вас собрана своя база. Специально тратить на это первые дни не нужно.

• Бот в Telegram или MAX и автоматические напоминания.
• Заявки и этапы работы с новыми обращениями.
• Библиотека материалов и тесты.
• Подробные карточки с целями, уровнем и заметками.

Как не утонуть в настройках

Частая ошибка — потратить выходные на идеальную структуру: десяток типов занятий, продуманные поля, шаблоны на все случаи. Через месяц половина из этого оказывается не нужна, а на уроки сил остаётся меньше.

Рабочее правило простое: настраивайте только то, чем воспользуетесь на этой неделе. Если какая-то функция не пригодилась за месяц, скорее всего, она вам пока не нужна — и это нормально.

Ещё один признак перенастройки — когда на внесение одного урока уходит больше времени, чем на подготовку к нему. Если так происходит, упростите: уберите лишние типы занятий, не заполняйте необязательные поля и оставьте только то, что вы действительно смотрите.

Первая неделя: закрепить привычку

Первая неделя важнее первого дня. Именно в эти дни складывается привычка открывать систему после каждого урока, а не вспоминать о ней в конце месяца. Если пропустили отметку, не откладывайте до выходных: внесите её в тот же вечер, пока помните детали.

Сделайте короткий ритуал: урок закончился — отметили проведение и посещаемость, пришла оплата — сразу внесли её. Это занимает минуту, но избавляет от вечерних подсчётов.

В конце недели откройте расписание на следующую неделю и проверьте, всё ли на месте. Если появились новые ученики, заведите их сразу, пока детали договорённостей свежи в памяти.

• После урока — отметка проведения и посещаемости.
• После оплаты — платёж на баланс ученика.
• В конце недели — проверка расписания на следующую.

Пробный период: как использовать его с толком

Пробный период короткий, поэтому планируйте его заранее. Хорошо, если на эти дни приходится хотя бы пара реальных занятий: так вы проверите систему в работе, а не на пустых карточках.

За это время пройдите полный цикл: ученик, урок, отметка посещаемости, домашнее задание, оплата. Если всё это получается без усилий и не раздражает, инструмент вам подходит.

Если реальных занятий в эти дни нет, заведите себя или знакомого как тестового ученика и пройдите тот же путь. Это не так показательно, как живой урок, но позволит понять логику расписания и балансов. Тестовую карточку потом можно отправить в архив, чтобы она не мешала в списке.