Как выбрать CRM для репетитора: чек-лист из десяти критериев

С чего начать: ваши задачи, а не список функций

Прежде чем открывать сайты сервисов, выпишите, что сейчас отнимает у вас больше всего времени. Для одного репетитора это сверка оплат, для другого — проверка домашних заданий в чатах, для третьего — постоянные вопросы родителей.

Три-четыре главные боли и станут основой выбора. Функции, которые их не решают, приятны, но не должны перевешивать. Сервис с сотней возможностей, где нельзя нормально вести балансы, вам не подойдёт, если главная проблема — деньги.

Подумайте и о том, как изменится ваша работа через год. Если вы планируете набирать учеников, открывать мини-группы или переходить в онлайн, лучше сразу выбрать инструмент, который это поддерживает, чем переезжать повторно.

Критерии ниже расположены примерно в том порядке, в котором они влияют на повседневную работу. Отметьте для себя, какие из них обязательны, какие желательны, а какие вам не нужны вовсе.

Расписание и балансы: основа, без которой нельзя

Первый критерий — расписание с повторяющимися занятиями. Большинство учеников занимаются в одно и то же время каждую неделю, и создавать каждый урок вручную быстро надоест. Проверьте, можно ли задать повтор до определённой даты, перенести отдельное занятие, не сломав всю серию, и увидеть неделю целиком.

Второй критерий — баланс каждого ученика. Хорошая система сама списывает стоимость проведённого урока и учитывает платежи, так что долг виден без ручных подсчётов. Если у вас занимаются братья и сёстры, важна возможность общего семейного баланса.

Отдельно посмотрите, что происходит, если ученик пропустил занятие: списывается ли урок автоматически или это можно отметить посещаемостью.

Домашние задания и общение с учениками

Третий критерий — домашние задания со сроками. Удобно, когда задание можно дать текстом, фото или файлом, ученик сдаёт ответ в одном месте, а вы проверяете с комментарием. История заданий пригодится при подготовке к экзаменам и в разговоре с родителями.

Четвёртый критерий — мессенджеры, которыми реально пользуются ваши ученики. Если напоминания приходят туда, куда никто не заглядывает, толку от них мало. Для учеников в России важно, чтобы уведомления приходили в привычные приложения, например Telegram или MAX, и чтобы для этого не нужно было ставить что-то новое.

Обратите внимание, от чьего имени приходят сообщения. Когда напоминания отправляет бот с вашим именем, а не безличный сервис, ученики и родители воспринимают их как часть вашей работы. И проверьте, можно ли ответить на такое сообщение, чтобы диалог не терялся.

Родители, онлайн-доска и групповые занятия

Пятый критерий — доступ для родителей. Если родитель может сам посмотреть расписание, баланс и выполнение домашних заданий, вы экономите много времени на однотипных ответах.

Шестой критерий — онлайн-доска, если вы занимаетесь дистанционно. Проверьте, есть ли формулы, геометрические фигуры, несколько страниц и можно ли следить за тем, что делает собеседник.

Седьмой критерий — групповые занятия. Даже если сейчас у вас только индивидуальные уроки, мини-группа может появиться позже. Важно, чтобы у каждого участника группы были своя цена, скидка и отметка посещаемости.

Проверьте и то, как в группе работает оплата: если один участник пропустил занятие, с него не должно ничего списываться, а остальным урок засчитывается как обычно. Ссылку на занятие и инструкции удобно отправлять сразу всем участникам, а не каждому отдельно.

Цена, пробный период и выгрузка данных

Восьмой критерий — понятная цена и возможность попробовать бесплатно. Сравнивайте стоимость подписки с тем временем, которое сервис сэкономит. Пробный период используйте по-настоящему: заведите хотя бы нескольких реальных учеников и проведите с ними пару занятий.

Девятый критерий — данные. Уточните, можно ли быстро загрузить учеников списком, а не вводить по одному, и как вы получите свои записи, если решите перейти на другой инструмент. Данные об учениках и оплатах — ваш рабочий архив, и доступ к нему не должен зависеть от одного сервиса.

Не оценивайте цену в отрыве от остального. Недорогой инструмент, в котором вы всё равно дублируете учёт в таблице, обходится дороже, чем кажется, потому что платите вы ещё и временем. Честный вопрос к себе: сколько часов в месяц вы готовы обменять на стоимость подписки.

Работа с телефона и финальная проверка

Десятый критерий — удобство на телефоне. Многие вещи репетитор делает между уроками или в дороге: отметить оплату, перенести занятие, ответить родителю. Если это получается только за компьютером, система будет простаивать.

Посмотрите также, нужно ли что-то устанавливать. Сервис, который открывается в браузере на любом устройстве, проще дать и ученикам, и родителям: никому не придётся искать приложение и разбираться с обновлениями.

Перед решением пройдите короткий сценарий из реальной жизни и засеките, сколько он занимает. Если на каком-то шаге вы застряли или пришлось искать инструкцию, отметьте это: в обычный рабочий день такие мелочи будут повторяться десятки раз.

• Добавить ученика и поставить ему занятие на каждую неделю.
• Провести урок и отметить посещаемость.
• Задать домашнее задание и проверить ответ.
• Внести оплату и увидеть изменение баланса.
• Сделать всё это же с телефона.