Расписание репетитора без выгорания: как спланировать рабочую неделю

Начните с лимита рабочих часов

Прежде чем расставлять уроки, решите, сколько часов в неделю вы готовы работать с учениками. Считайте не только сами занятия, но и подготовку, проверку домашних заданий и переписку с родителями — они легко добавляют ещё треть времени.

Самый простой способ узнать реальную нагрузку — одну-две недели записывать всё рабочее время, а не только уроки. Часто выясняется, что переписка с родителями, поиск материалов и проверка работ занимают гораздо больше, чем кажется. Эти цифры и станут основой для честного лимита, а не желаемого.

Затем определите рабочие дни и границы дня: во сколько вы начинаете и после какого часа не ставите занятия. Эти рамки — основа, а не пожелание. Когда новый ученик просит время за пределами рамок, у вас уже есть готовый ответ.

• Максимум занятий в день, после которого вы теряете концентрацию.
• Хотя бы один полностью свободный день в неделю.
• Крайнее время последнего урока.
• Недельный лимит часов с учётом подготовки и проверки.

Оставляйте буферы между занятиями

Уроки встык выглядят эффективно только на бумаге. На деле занятие затягивается на пять минут, следующий ученик ждёт, а у вас нет времени даже записать, что задать на дом.

Буфер в 10–15 минут между уроками позволяет закрыть занятие: отметить посещаемость, записать заметки, выдать домашнее задание, выпить воды. После двух-трёх уроков подряд нужен перерыв подольше.

Буферы стоит сразу вносить в расписание как занятое время. Иначе в свободную на вид четверть часа рано или поздно кто-нибудь попросит поставить занятие.

Выделите время на подготовку и личные дела

Подготовка, которая делается «когда-нибудь», обычно переезжает на поздний вечер. Лучше закрепить за ней конкретные блоки: например, два часа в понедельник утром на планирование недели и час перед вечерними уроками.

Так же поступайте с личным временем: спорт, семья, обед, прогулка. Если это не записано в календаре, оно первым исчезает, когда появляется новый ученик. В Sprint Skill для этого есть блоки личного времени, которые видны в недельном календаре рядом с уроками.

Группируйте похожие занятия

Переключение между разными задачами утомляет сильнее, чем кажется. Подготовка к ЕГЭ, разговорный английский для взрослого и школьная программа для пятиклассника требуют разного настроя.

Попробуйте ставить похожие занятия в один день или один блок: утром взрослые, днём младшие школьники, вечером подготовка к экзаменам. Материалы под рукой одни и те же, а голова не прыгает между темами.

Удобно, когда типы занятий отличаются цветом. Взглянув на неделю, вы сразу видите, где перегруз экзаменационными уроками, а где день получился слишком разрозненным. В CRM это делается через типы занятий с названием и цветом.

Планируйте сезонные пики заранее

Нагрузка у репетитора неравномерна. Весной перед экзаменами ученики просят дополнительные занятия, в сентябре приходит волна новых запросов, а летом расписание пустеет.

Если знать это заранее, пик можно пережить без выгорания. Оставьте в осеннем расписании несколько свободных слотов под весенние интенсивы, заранее договоритесь с экзаменационными учениками о графике на март–май и не набирайте в пиковый сезон новых долгосрочных учеников сверх лимита.

Летом, наоборот, хорошо планировать отпуск и обновлять материалы, а не пытаться любой ценой заполнить каждое окно.

Учитесь говорить «нет»

Отказ новому ученику или неудобному времени — нормальная часть работы. Вы не отказываете человеку, вы сохраняете качество занятий для тех, кто уже с вами.

Пример ответа: «Спасибо, что обратились! Сейчас все мои вечерние слоты заняты. Могу предложить субботу в 11:00 или записать вас в лист ожидания и написать, когда освободится вечернее время».

Лист ожидания особенно полезен: когда кто-то из учеников заканчивает занятия, вы не ищете замену с нуля, а предлагаете место тем, кто уже готов.

Пересматривайте неделю раз в месяц

Расписание, составленное в сентябре, к декабрю почти всегда расползается. Появляются разовые переносы, которые стали постоянными, дополнительные занятия перед контрольными, новые ученики в окнах, которые задумывались как перерывы.

Выделите раз в месяц полчаса, чтобы посмотреть на неделю целиком. Задайте себе несколько простых вопросов и честно на них ответьте. Если хотя бы на два из них ответ неприятный, пора что-то менять, пока усталость не накопилась.

Изменения лучше вносить постепенно: переставить одного ученика на другой день, вернуть один буфер, освободить один вечер. Родителям достаточно предупредить заранее и предложить пару вариантов времени — большинство семей относятся к таким просьбам спокойно, если они не случаются каждую неделю.

• Остались ли в расписании перерывы, которые вы планировали?
• Есть ли день, после которого вы восстанавливаетесь дольше обычного?
• Сколько разовых переносов стали постоянными?
• Хватает ли времени на подготовку без работы по ночам?
• Есть ли у вас по-прежнему полностью свободный день?